在過去半年內，你是不是在工作上非常忙碌？如果是的話，請想一想：在過去半年內花掉許多時間所做的種種事情，有沒有不少是可以讓你在中長期收割成果的？
如果你的答案是肯定的話，恭喜你！你顯然善於把時間分配到「重要的事情」上面；但是如果你的答案是否定的話，請小心，你或許已經讓「緊急但不太重要」的事情占滿你的時間，而這將會侵蝕你的長期競爭力。
怎麼區別「緊急」與「重要」的事？簡單的說，緊急的事是截止期限已經逼在眼前（或者說「火燒屁股」）的事情，而重要的事則是會在長期產生影響的事情。
「緊急」與「重要」不必然互斥，有些事情既緊急又重要。舉例而言，你可能臨危受命，負責趕出一個重大企畫案。無論如何，有許多緊急的事情純粹只是救火。一個惡性循環的情形是：你不斷發現自己處於「火燒眉毛、且顧眼下」的情境，並因此精疲力竭、分身乏術，而無法未雨綢繆，結果還是必須持續「臨渴掘井」。
我們可以把事情分成「緊急與重要」、「緊急但不重要」、「重要但不緊急」、「不重要也不緊急」四類。對於「緊急與重要」的事情，當然要全力去做。但是我們經常面對的問題是，長期下來，發現自己分配在「重要但不緊急」上面的時間太少，也嚴重限制自己長遠發展的高度與可能性。
要怎麼把時間擠出來給「重要但不緊急」的事情？最明顯的地方，當然是盡量減少「不重要也不緊急」的事情。舉例而言，需要花那麼多時間閱讀與轉寄別人轉寄的e-mail嗎？需要花那麼多精神在msn上面嗎？
不過，吃掉時間最兇的，通常還是「緊急但不重要」的事情。一旦有這種情形，請檢視一下：如果你反覆做類似的救火工作，這或者代表你處理事情的習慣流程有明顯問題，所以才會鬼打牆似地不斷遇上相同麻煩；或者代表你接下了遠超過你所能負擔的事情，所以才會一直處於不勝負荷的狀態。
如果是前者，那麼你需要靜下心來，好好想一想，如何改掉習慣性的毛病，建立一套不會經常放火的標準作業流程；如果是後者，你可能需要狠下心來，把那些真的無力負擔的人情推掉。有時候，你不去找事，事不來找你；而如果事不來找你，人就不來找你的話，可能就代表這些事與人其實也沒那麼重要。
我自己的一個心得是：不管是緊急的事或重要的事，都盡量養成「切割處理」的習慣。就緊急的事而言，早點起個頭，完成40%，以在截止期限來臨前只剩60%要做，這就跟「時間要到了，卻什麼都還沒做」差別很大。就重要的事而言，再怎麼忙與累，每天都持續做一點，有整段空白時段時才能大有進展。
讓自己能持續投資足夠時間在「重要的事」上面，長期下來，必定能感受到這個習慣帶來的莫大好處。
國立中山大學政治經濟系副教授 劉孟奇
（原載於「看雜誌」37期）
留言列表
